Houd bij welke onderzoekers zich aanmelden, uit welke instelling ze komen en of ze een paper presenteren of als toehoorder komen. Zijn er internationele gasten die een bewijs van deelname nodig hebben? Zo heb je alles georganiseerd zonder eindeloze e-mailketens.

Stuur een uitnodiging die academici aanspreekt: “Uitnodiging: 5e Jaarlijks Symposium Cognitieve Neurowetenschappen — 14-15 november. Keynote door Prof. De Vries, 20 parallelsessies en ruimte voor poster-presentaties.” En vlak ervoor: “Het congres begint overmorgen — check je sessierooster en vergeet je naamkaartje niet bij de registratiebalie.”

Van de openingslezing tot de afsluiting met een borrel — bundel alle congressmomenten in een online fotoboek. Verstuur het naar deelnemers als professioneel aandenken en als reminder van waardevolle contacten.

Worstelen met de congresuitnodiging? De AI-assistent helpt je met professionele teksten die de juiste academische toon raken — van de call for papers tot het welkomstwoord.

Vooraf vraag je welke parallelsessies de meeste interesse wekken, of deelnemers een poster of paper presenteren en of er dieetwensen zijn voor de lunch. Achteraf verzamel je feedback over de kwaliteit van de sessies, de organisatie en suggesties voor het volgende congres.

Bekijk hoeveel onderzoekers zich hebben ingeschreven per sessie, welke instituten vertegenwoordigd zijn en hoeveel abstracts er zijn ingediend. Zo stuur je het programma bij waar nodig.